EPM iniciará facturación electrónica de servicios públicos desde agosto: qué beneficios tiene para los usuarios

A partir del 1 de agosto, Empresas Públicas de Medellín (EPM) iniciará la facturación electrónica de sus servicios públicos domiciliarios, en cumplimiento con las resoluciones 165 de 2023 y 008 de 2024 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).

EPM deberá validar previamente la información de facturación con la entidad antes de enviar las facturas a sus clientes y usuarios. La facturación se realizará mediante un documento equivalente electrónico, conocido comúnmente como factura, sin modificar los medios actuales de entrega. Los usuarios seguirán recibiendo sus facturas por medios físicos, correo electrónico o WhatsApp según su preferencia.

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Para los usuarios que reciben la factura por correo electrónico, esta llegará en una carpeta comprimida (ZIP) que contiene un archivo XML con los datos de facturación y un PDF que permite la visualización gráfica. En caso de no tener correo electrónico, EPM seguirá entregando la representación gráfica en formato físico.

Las facturas incluirán el texto “Documento equivalente electrónico de servicios públicos domiciliarios”, el Código Único de Documento Electrónico (CUDE) asignado por la DIAN y un código QR para consultas mediante dispositivos móviles.

Se realizará una facturación para servicios específicos. Para los usuarios de Agua y Energía Prepago, se generará una factura electrónica por cada recarga, manteniendo la generación del PIN correspondiente al servicio.

John Maya Salazar, gerente general de EPM, destacó que los usuarios seguirán recibiendo sus facturas según la modalidad preferida, cumpliendo con las disposiciones tributarias vigentes.

Los usuarios que deseen cambiar de factura física a digital pueden registrarse en el portal Factura Web. Además, quienes prefieran recibir su factura por WhatsApp deben agregar a Ema, el contacto digital, en el número 302 3000 115 y seguir las instrucciones correspondientes.

En el portal Factura Web, también es posible acceder a copias, históricos de facturas y pagos, mejorando la gestión y consulta de estos documentos de manera digital.

Juan Felipe Valencia, vicepresidente de EPM, dijo a medios de comunicación que la empresa ahora tiene “una exigencia más como prestadora de servicios, pero para los usuarios no va a haber ningún cambio”.

Las facturas incluirán la leyenda “documento equivalente electrónico de servicios públicos domiciliarios”, el código único asignado por la DIAN a cada factura y un código QR que permitirá su consulta a través de dispositivos móviles.

“La empresa envía un mensaje de tranquilidad a sus usuarios, que seguirán recibiendo su factura, con la nueva resolución, por la forma como prefieran física o digital y en cumplimiento de todas las disposiciones tributarias”, expresó el gerente de EPM, John Maya, a medios.

Para facturar de manera electrónica se requiere que el comercio tenga el Registro Único Tributario (RUT), disponga de un software de facturación electrónica y tenga un certificado de firma digital. Estos elementos son esenciales para la generación, validación, expedición, recepción, rechazo y conservación de las facturas de forma electrónica.

La factura electrónica no elimina de forma total el uso de papel. Según la normativa vigente, existen casos específicos que aún pueden requerir documentación física. Esta transición busca modernizar y optimizar el proceso de facturación, proporcionando mayores ventajas.

La Dian tiene a disposición un software de facturación gratuito a empresarios y responsables que lo requieran.

El proceso de facturación electrónica gratuita comienza con la actualización del RUT, donde la información del representante legal o del contribuyente persona natural, especialmente el correo electrónico, debe estar al día. Luego, requiere disponer de un software de facturación electrónica, ya sea el Servicio Facturación Gratuita Dian, un proveedor tecnológico o un desarrollo propio.

Los pasos para facturar electrónicamente son los siguientes:

• Registro: el primer paso para la facturación electrónica es registrarse en el sistema. Se debe ingresar por medio de este link y completar los datos solicitados: https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login. Tras ingresar la información, se recibirá un correo electrónico de la Dian para el representante legal o contribuyente registrado en el RUT. Luego, se debe informar el software deseado para facturar de manera electrónica, de preferencia el Servicio Facturación Gratuita Dian.
• Proceso de habilitación: posteriormente, al seleccionar el “Modo de operación”, el sistema genera los rangos de numeración de prueba. Con estos rangos se elaboran y envían facturas electrónicas de prueba a la Dian, hasta obtener el estado de habilitado. Si se escoge la opción “Facturador Gratuito”, se debe cargar el certificado de firma digital o solicitar uno sin costo a la Dian. Luego, se requieren cuatro documentos electrónicos: dos facturas, una nota débito y una nota crédito.
• Autorización y numeración: luego de hacer las pruebas, se debe ingresar al sistema de “Habilitación”, donde aparecerá una ventana pidiendo la fecha de inicio de producción, que actualizará automáticamente el RUT. Luego, se debe solicitar la “Autorización de Numeración de Facturación” para la modalidad de Factura Electrónica y Talonario de Contingencia de Factura Electrónica, ingresando al sistema Muisca con usuario y clave.
• Asociación de prefijos: es necesario asociar los rangos de factura electrónica en el portal de “Facturación Electrónica” mediante la opción “Asociar prefijos”.
• Inicio de la facturación electrónica: una vez completados los pasos anteriores, se puede empezar a facturar electrónicamente. Esta migración permite emitir facturas, notas débito y crédito electrónicas de forma ilimitada, lo que optimiza los procesos de venta y cumplimiento tributario.