Factura electrónica gratis: este es el paso a paso con el software de la Dian

Desde el 1 de junio de 2024, todos los comercios en Colombia, incluidos tiendas de barrio y restaurantes, así como declarantes del impuesto sobre la renta que no sean grandes contribuyentes, deben emitir facturas electrónicas. El incumplimiento en la expedición de esta de parte de los establecimientos obligados da lugar a sanciones económicas calculadas sobre el 5% de los ingresos operacionales o cierre del establecimiento comercial, de acuerdo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), entidad que ahora dirige Jairo Orlando Villabona.

La medida, por supuesto innovadora en Colombia, implica un cambio muy significativo en la forma de facturación, ya que sustituye los métodos tradicionales, que vienen de muchos años, por procesos electrónicos.

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Para facturar de manera electrónica se requiere que el comercio tenga el Registro Único Tributario (RUT), disponga de un software de facturación electrónica y tenga un certificado de firma digital. Estos elementos son esenciales para la generación, validación, expedición, recepción, rechazo y conservación de las facturas de forma electrónica.

Es relevante destacar que la factura electrónica no elimina de forma total el uso de papel. Según la normativa vigente, existen casos específicos que aún pueden requerir documentación física. Esta transición busca modernizar y optimizar el proceso de facturación, proporcionando mayores ventajas.

La Dian tiene a disposición un software de facturación gratuito a empresarios y responsables que lo requieran.

El proceso de facturación electrónica gratuita comienza con la actualización del RUT, donde la información del representante legal o del contribuyente persona natural, especialmente el correo electrónico, debe estar al día. Luego, requiere disponer de un software de facturación electrónica, ya sea el Servicio Facturación Gratuita Dian, un proveedor tecnológico o un desarrollo propio.

Los pasos para facturar electrónicamente son los siguientes:

• Registro: el primer paso para la facturación electrónica es registrarse en el sistema. Se debe ingresar por medio de este link y completar los datos solicitados: https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co/User/Login. Tras ingresar la información, se recibirá un correo electrónico de la Dian para el representante legal o contribuyente registrado en el RUT. Luego, se debe informar el software deseado para facturar de manera electrónica, de preferencia el Servicio Facturación Gratuita Dian.
• Proceso de habilitación: posteriormente, al seleccionar el “Modo de operación”, el sistema genera los rangos de numeración de prueba. Con estos rangos se elaboran y envían facturas electrónicas de prueba a la Dian, hasta obtener el estado de habilitado. Si se escoge la opción “Facturador Gratuito”, se debe cargar el certificado de firma digital o solicitar uno sin costo a la Dian. Luego, se requieren cuatro documentos electrónicos: dos facturas, una nota débito y una nota crédito.
• Autorización y numeración: luego de hacer las pruebas, se debe ingresar al sistema de “Habilitación”, donde aparecerá una ventana pidiendo la fecha de inicio de producción, que actualizará automáticamente el RUT. Luego, se debe solicitar la “Autorización de Numeración de Facturación” para la modalidad de Factura Electrónica y Talonario de Contingencia de Factura Electrónica, ingresando al sistema Muisca con usuario y clave.

• Asociación de prefijos: es necesario asociar los rangos de factura electrónica en el portal de “Facturación Electrónica” mediante la opción “Asociar prefijos”.
• Inicio de la facturación electrónica: una vez completados los pasos anteriores, se puede empezar a facturar electrónicamente. Esta migración permite emitir facturas, notas débito y crédito electrónicas de forma ilimitada, lo que optimiza los procesos de venta y cumplimiento tributario.

Para concluir, la implementación de la factura electrónica es un paso obligatorio que busca modernizar y mejorar la eficiencia tributaria en Colombia, aunque ciertos casos específicos puedan seguir utilizando documentación en papel.