Puntos clave para las empresas sobre nueva resolución de facturación electrónica en Colombia

La factura es el documento mercantil que refleja la información sobre la compra o venta de un servicio determinado. Por tal motivo, todas las personas naturales o jurídicas dedicadas al comercio deben expedir la factura o el documento equivalente, a menos de que estén excluidas por el Estatuto Tributario. Tal es el caso de las corporaciones financieras, corporaciones para el ahorro y vivienda, entre otros.

Generalmente, las facturas se han emitido a través de máquinas registradoras con sistema POS (tiquete) y otros equivalentes al comprobante físico. Este documento se le entregaba al comprador, de forma inmediata, en la mayoría de los establecimientos comerciales. Sin embargo, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) anunció que dicho procedimiento cambiará en todo el país.

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De acuerdo con la Resolución 008 del 31 de enero de 2024, los contribuyentes que generen y transmitan facturas lo deberán hacer de forma electrónica. En este orden de ideas, empresas como Siigo, software contable que ofrece facturación electrónica para las pymes en Colombia, explica los detalles de la nueva reglamentación para que las entidades estén prevenidas y eviten ser sancionadas.

Los plazos para la implementación del nuevo POS electrónico deberán ocurrir entre el 1 de mayo y el 1 de noviembre de este año, de acuerdo con la clasificación del contribuyente o el tipo de documento equivalente.

• 1 de mayo: grandes contribuyentes que sean facturadores electrónicos y expidan tiquetes de máquina con sistema POS como soportes de sus ventas.
• 1 de junio: declarantes del impuesto sobre la renta que no sean grandes contribuyentes.
• 1 de julio: los no declarantes del impuesto sobre la renta y que tampoco sean grandes contribuyentes.
• 1 de agosto - 1 de noviembre: todos los documentos que la Dian considera como facturas deberán migrar a versión electrónica.

Con respecto a la adopción del POS electrónico, Jarbin Rodríguez Gerente de entrenamiento y excelencia de Siigo Latam, manifestó que será muy útil para los empresarios pues, “al ser un sistema automatizado, el margen de error disminuye casi en un 80 % comparado con el método de facturación tradicional”. Además, aseguró que este mecanismo ayudará al control de los inventarios:

“En tiempo real y desde cualquier parte puedes consultar la cantidad de productos que tienes disponibles para así llevar una gestión de inventario detallada, con el sistema POS de Siigo el empresario ahorra tiempo a la hora de facturar incluyendo como favoritos los productos que más vende, organiza y tiene un seguimiento al trabajo de los colaboradores en su negocio. Genera reportes de ventas, comprobantes, recaudos e informes diarios, que le permiten conocer el estado real de sus finanzas y tomar decisiones más precisas, todo con una inversión desde solo 1.400 pesos diarios”.

Otro de los grandes puntos a favor, de acuerdo con Rodríguez, es que el sistema POS permitirá “consolidar información de todas las transacciones y cruzarlas con los cierres contables”, para así tener un control minucioso de las actividades comerciales en las organizaciones.

El uso de varios software contables cada vez es más común entre las pequeñas y grandes empresas. Gracias a las múltiples herramientas que ofrecen y los precios asequibles, los empresarios o emprendedores pueden llevar las finanzas al día y cumpliendo con todas las obligaciones tributarias.