De acuerdo con el Gobierno colombiano, las notarías son oficinas adscritas a la Superintendencia de Notariado y Registro que tienen como fin el apoyar los trámites que llevan a cabo o solicitan los ciudadanos en todo el territorio nacional, desde registros civiles hasta divorcios.
Según datos oficiales de la Superintendencia, en Colombia existen más de 900 notarías, algunas de estas con atención de manera virtual; sin embargo, la gran mayoría lleva el control de los trámites de manera presencial.
Ahora puede seguirnos en WhatsApp Channel y en Google News.
Pero, ¿qué trámites se pueden realizar en una notaria? Para responder a esa pregunta, el Gobierno nacional destacó los siguientes servicios que pueden solicitar la ciudadanía en estos sitios oficiales:
- Registro civil: un documento esencial de toda persona, que le concederá el nombre, vínculo familiar, entre otros datos que le servirán para su vida.
- Autenticaciones: dicho trámite permite dar fe de la legitimidad y veracidad del documento autenticado.
- Matrimonio civil: ese servicio define la situación jurídica en la familia y la sociedad. El cual deberá ser efectuado por la persona que cumple las funciones de Notario.
- Declaración extrajuicio: es una manifestación libre y espontánea con la que una persona puede, bajo la gravedad de juramento, da fe de un hecho en específico.
- Contrato de compraventa: se lleva a cabo cuando una o varias personas desean traspasar o vender una propiedad para que quede a nombre de otra persona natural o jurídica.
- Sucesiones: cuando fallece una persona, todos sus bienes son adjudicados a los herederos, para ello se debe efectuar este proceso.
- Separación de bienes: trámite que solicita cuando se liquida un matrimonio.
- Poderes: es un consentimiento avalado y con poder que se le otorga a otra persona.
- Autorizaciones para salir del país: es un documento que se le otorga a un menor de edad con aval de sus padres o representantes legales.
Dentro de la larga oferta de servicios que se pueden encontrar en una notaria, también se destacan las siguientes:
- Afectación a vivienda familiar
- Conciliaciones
- Servicios notariales a domicilio
- Contrato de permuta
- Cambio de nombre
- Divorcios
- Hipotecas
- Usufructos
- Testamentos, herencias y legados
- Certificado de Tradición y Libertad
- Entre otros.
Algunos de esos trámites se pueden ir adelantando en línea, no obstante, para ello, la persona o solicitante debe estar previamente registrada en la notaria y/o que vivan fuera de lugar donde se encuentra el punto de atención.
Una vez la persona haya formalizado su solicitud de trámite, quien cumpla con la labor de notario deberá cumplir con las siguientes funciones, de acuerdo con el artículo 3 del Decreto 9630 de 1970:
- Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
- Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
- Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.
- Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
- Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.
- Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordenen protocolizar o que los interesados quieran proteger de esta manera.
- Expedir copias o certificaciones, según el caso, de los documentos que reposen en sus archivos.
- Dar testimonio escrito con fines jurídico - probatorios de los hechos percibidos por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
- Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que conforme a la Ley civil deban otorgarse ante ellos.
- Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados.
- Llevar el registro del estado civil de las personas en los casos, por los sistemas y con las formalidades prescritos en la ley.
- Las demás funciones que les señalen las leyes colombianas.