Claves para redactar un correo en inglés en el trabajo y no morir en el intento

Una reciente investigación del Departamento Nacional de Planeación (DNP) sobre “Bilingüismo Laboral en Colombia” detalló que hay 1.2 millones de personas, entre los 20 y 59 años, que cuentan con un nivel avanzado de esta lengua.

Para la entidad nacional, este dato es preocupante, ya que al compararlo con el número de colombianos que hoy se encuentran activos laboralmente, 21.5 millones de individuos, según el Departamento Nacional de Estadísticas (Dane), solo un 5,6% de los trabajadores cuentan con capacidades para desarrollar presentaciones corporativas en este idioma o mantener conversaciones fluidas.

Estas cifras prenden las alarmas en Colombia en el escenario competitivo con otros países de la región. Para que el país no se quede relegado, el DNP aconsejó que se debe apostar a la mejora del nivel de bilingüismo, especialmente en los entornos laborales, para que sus colaboradores logren acceder a mejor salarios o mayores oportunidades de escala profesional.

Según el estudio realizado por el DNP, la diferencia de sueldos entre una persona bilingüe y una que no lo es, puede ser del 20% al 30%.

En el caso de probabilidad de ascenso, una reciente investigación de la Universidad de Cambridge confirmó que el 78% de los empleados en Latinoamérica, entre ellos los colombianos, requieren de un buen nivel de inglés para avanzar en cargos directivos.

Más allá de lo que dicen las cifras, el manejo de un inglés profesional o especializado se convirtió en una necesidad que hace parte del día a día de los trabajadores. Hoy en día, su dominio es igual de importante como saber leer o escribir, para cumplir con las actividades cotidianas en una empresa.

Una de esas actividades laborales es la de redactar correos electrónicos en inglés, una práctica habitual durante la jornada laboral que, a la luz de los indicadores mencionados, aproximadamente al 43% de los empleados colombianos en posiciones directivas le cuesta bastante o simplemente no saben cómo hacerlo.

Ante esta problemática, la EdTech colombiana Slang, plataforma especializada en la enseñanza de inglés profesional, compartió varios concejos prácticos para realizar un email en este idioma y “no equivocarse en el intento”:

Utilizar el espacio de asunto para definir el objetivo del e-mail, esto para dar mayor claridad de qué trata el correo a sus compañeros de trabajo, clientes, proveedores o prestadores de servicios, alguno ejemplos sería:

• Invoice payment – March (factura de pago – marzo).
• New business proposal (nueva propuesta de negocio).
• March Sales (ventas de marzo).
• Trade agreement with new topics (acuerdo comercial con nuevos temas).

Realice saludos más formales, indicando en el mensaje con la expresión “Dear”. A su vez, es fundamental incluir el nombre de la persona a la que va dirigido el e-mail, pues así se mantendrá el lenguaje formal y respetuoso.

• Dear Julia (Apreciada Julia) o Dear Mr. Jones (Apreciado Sr. Jones.).
• En el caso de enviar el e-mail a un departamento específico de la compañía, la mejor alternativa de saludo formal es: To whom it may concern (A quien interese).

Preséntese en el primer e-mail, no es necesario que se extienda basta con que diga quién es y cuál es su cargo. Con esta práctica, su mensaje quedará aún más formal y evitará que la persona que lo reciba ignore el correo por no saber quién es, por ejemplo:

• Dear Amanda, I hope you are doing well (Apreciada Amanda, espero que estés bien), I am Juan, the new assistant in charge of your company’s tech support (Soy Juan, el nuevo asistente responsable del soporte técnico de la empresa).

Si le llegó un correo electrónico con sugerencias para realizar cambios en un contrato o con las respuestas que necesitaba para empezar un proyecto importante, agradezca a la persona que lo envió:

• Dear David, (Apreciado David) Thanks for your suggestions. I will make the corrections and send them back to you as soon as possible (Gracias por las sugerencias. Haré las correcciones y se las enviaré de vuelta lo más pronto posible).

Finalice aclarando los pasos a seguir. En una propuesta que contiene el presupuesto de un servicio, es importante mencionar que se espera una respuesta para iniciar la alianza comercial. Si envió un e-mail solicitando el acceso al banco de datos de la empresa para realizar un análisis comercial, resalte ese punto al final del mensaje:

• For the business analytics, I need access to the company’s database. ¿Can you send it until tomorrow by noon? (Para el análisis comercial, voy a necesitar acceso a la base de datos de la empresa. ¿Me podría dar el acceso, a más tardar, mañana al mediodía?).

No olvide despedirse formalmente. Existen diversas expresiones que puede utilizar en estos casos, solo es cuestión de escoger la que más se acomode a cada situación, por ejemplo:

• Best regards (Atentamente).
• Thanks again (Gracias nuevamente).
• Respectfully (Respetuosamente).
• Sincerely (Sinceramente).
• Appreciatively (Con aprecio).
• Yours truly (Saludos).

Para responder esta incógnita, el CEO y cofundador de De Slang, Diego Villegas, conversó con Infobae Colombia y destacó que inicialmente las empresas deben explicar la importancia del uso de un inglés especializado para adquirir conocimientos de las diferentes áreas del saber.

“Se requiere seguir aprendiendo y desarrollando el rol desde marketing, pasando por contabilidad, por operaciones, por manufactura, etcétera. Se requiere realmente poder consumir el conocimiento que existe en el mundo y a través de un inglés especializado”, precisó Villegas.

El CEO precisó que existen varias estrategias para impulsar o potenciar el manejo de un inglés especializado, pero aseguró que contar con un asesor (como se realiza en Slang) que guíe e implemente un programa en toda la compañía o según el área, promoverá las habilidades y conocimiento de los empleados para el uso de esta lengua cuando la actividad la requiera.

“La mejor herramienta para impulsar y motivar a los empleados es realmente declarar en la empresa que el inglés es un tema estratégico, e insertarlo en todo el sistema de valoración del talento”, explicó Villegas.

Finalmente, Villegas invitó a compartir contenidos en inglés, según la actividad de la empresa o de interés colectivo, para que rete a la gente a leerlo y comprenderlo en este idioma, con el fin de generar nuevas prácticas e impulsar el interés por aprender.