Cómo hacer funcionar el trabajo de oficina cuando no hay oficina: 16 consejos para empleados y jefes

Los desafíos de trabajar desde casa son incontables. Hay que ayudar a los niños a estudiar, pasear al perro, ver muchas de series de televisión. Saludarse en los pasillos y escribir lluvias de ideas en los pizarrones han dado paso al ritmo forzado de las reuniones por Zoom. Pero a tres meses del comienzo de la era del trabajo desde casa, están apareciendo algunas prácticas óptimas.

Para todos

— Cambia tu mentalidad. Ahora más que nunca, te medirán por los resultados, no por la cantidad de horas que pases frente al escritorio. “Es una manera diferente de abordar el trabajo” y se traduce en más libertad para organizar tu día, comentó Ann Herrmann-Nehdi, directora general de Herrmann, una empresa multinacional que crea herramientas para ayudar a los empleados a comunicarse mejor. Aunque sigue habiendo reuniones inevitables, crear un espacio de tiempo para desactivar las notificaciones y concentrarnos a cabalidad en nuestros proyectos, a lo que llamamos “gestión del tiempo”, puede mejorar la calidad de nuestros resultados, señaló.

— Toma la iniciativa. No esperes que tus superiores tengan todo resuelto. Se están replanteando casi todos los aspectos del trabajo, así que haz propuestas, grandes o pequeñas. Incluso puede ser útil descubrir nuevas funciones de Zoom o de Teams y dar una clase rápida. Herrmann-Nehdi mencionó que hace poco una colega empezó a generar materiales infográficos que explicaban a sus compañeros de equipo a distancia los hallazgos de su trabajo mejor que el paquete de diapositivas habitual.

— Si algo no está funcionando, hazlo saber rápido. “Si algo no te parece bien exprésalo”, comentó Lauren Kaplowitz, gerente de atención al cliente en Lively, una pequeña empresa que ayuda a la gente a gestionar cuentas de ahorros para la salud. La compañía tiene su sede en San Francisco, pero ella trabaja desde el área de Seattle. Verifica con otras personas si están teniendo los mismos problemas, señaló Kaplowitz. Ahora es más difícil que los gerentes se den cuenta de que estás perdiendo el tiempo y que no estás avanzando, así que infórmales.

— Recrea las interacciones “en persona”. Si haces tu mejor esfuerzo para colaborar con un compañero de trabajo cuando están en la misma habitación, usa la tecnología y aparta algunas horas para “compartir una habitación”, sugirió Herrmann-Nehdi. De esa manera, tú y tu compañero pueden verse, ver sus pantallas y compartir un pizarrón virtual para proponer ideas.

— Encuentra aliados en la oficina. Hagan lluvias de ideas, analicen el trabajo juntos antes de presentarlo o solo pónganse en contacto. Reunirse en la sala de descanso es cosa del pasado, así que Kaplowitz programa pequeñas “charlas de café” por videoconferencia para ponerse al día con los colegas acerca del trabajo o solo para conversar.

— Elimina las distracciones. Sin tener al jefe mirando por encima de tu hombro continuamente, es fácil tomarse un descanso breve y una hora después darse cuenta de que todavía sigues viendo interminablemente el contenido de Twitter o Instagram. Borra las redes sociales de tu computadora de trabajo. Deja tu teléfono en otra habitación.

— Aplica lo que te ha dado resultado. Emplea en casa los buenos hábitos que adquiriste en la oficina. Por ejemplo, establecer prioridades y comunicarse siguen siendo factores esenciales para llevar a cabo un trabajo eficaz. Iyobosa Bello-Asemota, analista de banca de inversión en Morgan Stanley, genera análisis financieros para varios equipos. Se asegura de mantener a todos al tanto de las tareas que está manejando y de cómo está organizando su tiempo. “Establecer expectativas es algo que ayuda y que siempre he hecho”, comentó, pero es todavía más importante ahora que los equipos están separados físicamente.

— No olvides el avance en tu trayectoria profesional. No dejes de pensar en las áreas en que deseas mejorar y sigue hablando de ellas, además de las partes de la empresa que quieres explorar y de cómo puedes llegar ahí. Aunque ahora no es tan fácil como asomarte a una oficina, Bello-Asemota busca el tiempo para ponerse en contacto con su mentor, un vicepresidente de la empresa, para pedirle comentarios sobre temas como el estilo de trabajo y el nivel de responsabilidad que le están dando.

Para los jefes y gerentes

— Establece mucha comunicación. Proporciona más contexto. A fin de sustituir la información que se transmite de manera natural en la oficina, explica los “porqués” de las decisiones y sus posibles efectos. Asegúrate de que se entiendan las metas, identifica los recursos y explica dónde encontrar información, comentó Herrmann-Nehdi. Si puedes, comparte cómo le está yendo a la empresa en términos financieros; qué está sucediendo con la reorganización, despidos y aumentos; y cuándo se espera que el personal pueda regresar a trabajar en la oficina.

— Haz que la constancia sea una prioridad. Las noticias deben darse en horas y días previsibles. “Es importante tener un ritmo constante en la comunicación”, sobre todo cuando hay tantas otras cosas inciertas, señaló Tracey Armstrong, directora general de Copyright Clearance Center, una compañía de 500 empleados que ayuda a las empresas a obtener licencias de materiales protegidos por derechos de autor. Los gerentes también deben revisar de manera continua los canales de comunicación como correos electrónicos, textos, Slack y Teams para asegurarse de no estar generando obstáculos.

— Dirige las reuniones de otra manera. En las llamadas telefónicas y las videoconferencias, dedica más tiempo a propiciar preguntas y a hacer que participen quienes no se han incorporado, sugirió Herrmann-Nehdi. Después, repite la información compartida, confirma que se haya entendido y distribuye por escrito las decisiones, las medidas y los puntos de debate. Las reuniones breves y frecuentes como un “monólogo” diario, donde cada miembro del equipo diga en qué va a trabajar ese día, qué recursos necesita o qué desafíos enfrenta, podrían evitar que se cometan errores.

— Implementa una rotación de responsabilidades.Nuevas maneras de hacer las cosas brindan nuevas experiencias . Brooke O’Berry, vicepresidenta de experiencias digitales del cliente en Starbucks, ayuda a los miembros del equipo a sentirse cómodos en las videoconferencias con una rotación de funciones de modo que todos tengan la oportunidad de dirigir la reunión o actuar como moderadores y gestionar las preguntas y las sugerencias en la sección de comentarios o la ventana de chat.

— Replantea los objetivos de tus equipos. Encuentra maneras de cumplir los antiguos objetivos. El equipo de ferias comerciales de Armstrong, cuyas metas incluían aumentar el posicionamiento de los servicios de la empresa, ahora cumple ese objetivo aumentando la presencia de la empresa en LinkedIn, trabajando con los empleados para redactar sus perfiles y publicando contenido de la empresa.

— Sigue experimentando. Jean-Claude Saghbini, director de tecnología de Wolters Kluwer Health, un proveedor global de tecnología de la información para la atención médica, dijo al inicio de la pandemia que su equipo estaba trabajando “más allá de toda su capacidad” para crear maneras de mantener actualizados sus sistemas para los trabajadores sanitarios en la línea de combate. Ahora que la situación ha pasado de ser “una carrera corta a un maratón”, comentó Saghbini, los gerentes deben seguir en contacto con los empleados para saber lo que está funcionando y lo que no, y seguir haciendo ajustes. Junto con la retroalimentación sobre las nuevas tecnologías y procesos establecidos para el trabajo a distancia, “los gerentes tienen que preguntarles a los empleados sobre sus limitaciones personales, como las horas que dedican al cuidado de los niños”, señaló, “y planear en torno a las limitaciones de cada persona”.

— Encuentra maneras de destacar el buen trabajo de tu equipo con los directivos. Tal vez la alta gerencia no esté a la vista, comentó O’Berry, pero “es importante que el equipo sienta que reconocen su trabajo”.

— Recuerda que existe un estrés adicional. Los empleados no solo están ingeniándoselas para trabajar desde casa. Están gestionando todo un nuevo hogar y preocupándose por un virus potencialmente letal, así como por la crisis económica y los problemas relacionados con la justicia social. Parte de entender la situación es aceptar el desorden y mostrarle a tu equipo que no eres inmune a ello, mencionó Saghbini. “Si, como gerente, tus hijos interrumpen tu videollamada, tienes que dejar el teléfono porque llegó el plomero, o sencillamente no quieres encender el video ese día, hazlo y demuestra que no hay problema con eso”.

©The New York Times 2020