Cómo se adaptarán las oficinas del mundo en tiempos de pandemia: nuevas configuraciones, trabajo remoto y otros protocolos

Cuando Frank Lloyd Wright diseñó en 1903 el Edificio Larkin, que unos años más tarde se construiría en Buffalo, Nueva York, se convirtió en uno de los grandes pioneros de la arquitectura urbana, por incluir innovaciones como inodoros y ventilación, características que tenían en cuenta el bienestar del empleado. Además, su plano abierto, sin oficina separada para jefes, era una revolución en sí mismo. Hasta hace unos meses, todos tenían muy claro cuál era el concepto de “oficina”. Hoy, tras la llegada de la pandemia, la revolución del espacio laboral volvió a hacerse presente, y las oficinas ya no serán las mismas.

Antes del coronavirus, un argentino pasaba en la oficina unas 40 o 48 horas semanales trabajando, según datos del Instituto Nacional de Estadísticas y Censos (INDEC). Y en ese promedio de 8 horas diarias, el ambiente laboral tenía una gran influencia en la productividad de un individuo: en su capacidad de concentración, su creatividad y su eficiencia a la hora de cumplir con sus tareas, entre otras variables. Hoy, a casi cinco meses de la llegada de esta enfermedad, gran parte de los trabajadores se encuentra realizando sus tareas de forma remota. Sin embargo, muchos volvieron o deberán pronto volver a las oficinas.

De este modo, es imposible concebir la idea de una oficina con hacinamiento de empleados o un ascensor repleto. Charlar de a muchos al lado de la máquina de café o almorzar en grupo ya no serán posibilidades, por lo menos por un tiempo. Compañías como Twitter, por ejemplo, ya notificaron a sus empleados que volverán de manera presencial aquellos que lo deseen y para garantizar el bienestar de los colaboradores, a cada empleado se le asignó un presupuesto para poder acondicionar su hogar como si fuera la oficina.

Tras décadas de separar las áreas de trabajo en cubículos individuales, o en “boxes", en los últimos años se hizo énfasis en el “trabajo colaborativo” o coworking, un fenómeno que había irrumpido para modificar la forma de concebir el trabajo y el espacio laboral. Más flexibilidad, más creatividad, más interacción inspiracional para provecho del grupo y de cada uno. ¿Qué ocurrirá ahora? ¿El coworking se adaptará para la era de las reuniones por videollamada? ¿Volverán los cubículos?

Las nuevas reglas

En el caso de Facebook, el CEO Mark Zuckerberg canceló todos las reuniones de 50 o más personas hasta junio de 2021, mientras que la gran mayoría de los empleados debe trabajar desde sus casas hasta mayo, y aquellos que necesiten continuar con esa dinámica podrán hacerlo durante el verano del hemisferio norte. El Washington Post, por su parte, comunicó a sus empleados en abril que trabajarían de forma remota hasta nuevo aviso en respuesta al brote de coronavirus.

Para el consultor, conferencista y director de Gruposet, Jonatan Loidi, habrá dos grandes cambios en cuanto a infraestructura en las organizaciones: “En primer lugar, se deben adoptar protocolos de distanciamiento, lo que significa una menor densidad por metro cuadrado. Esto generará en muchas empresa la necesidad de achicar la cantidad de gente en la oficina y con esto dar lugar a más trabajo remoto”.

“Esto supone un gran desafío también para los espacios comunes como ascensores, escaleras, comedores y sanitarios. Ya son varios los protocolos que trabajan en identificar las diferentes áreas con un semáforo de rojo a verde en cuanto al peligro de contagio. Por ejemplo, Google anunció que solo un 20% de su personal volverá a trabajar en la oficina durante 2020, el resto lo deberá hacer en un formato de home office”, explicó a este medio Loidi.

Para el experto en innovación Diego Pasjalidis, son muchas las organizaciones que hoy están llevando a cabo protocolos para poder retornar a las oficinas, pero para que eso suceda hay que garantizar la seguridad de los miembros de la compañía, como la distancia mínima que deben mantener una persona de la otra, la circulación del aire, un protocolo de limpieza constante y la medición de la temperatura corporal. Por otro lado, el sistema de rotación de home office con trabajo presencial es lo ideal para aquellas organizaciones que no puedan por cuestiones de infraestructura proveer una distancia correspondiente. "Por supuesto que habrá que seguir respetando a aquellos que son personas de riesgo”, advirtió.

Uno de los mayores cambios está relacionado a la disposición de las personas en los escritorios de trabajo. Un cambio será que ocupen lugares sentados en diagonal a sus compañeros en vez de estar directamente enfrentados. Otra manera es la de poner los escritorios con separadores que busquen evitar el contagio entre ellos, como los viejos cubículos.

¿Todas las puertas son necesarias? Otro de los grandes planteos será si todas las organizaciones contarán con puertas o si se pueden remover aquellas que no sean vitales en pos de que sean cada vez menos las personas que toquen las manijas de las puertas.

En este sentido, de acuerdo al especialista en recursos humanos Alejandro Melamed, las organizaciones tienen como salida inmediata una combinación de trabajo remoto y rotativo: “No habrá más espacios personales, sino que habrá espacios que serán ocupados por el que necesite ocuparlos, mientras que los lugares para reuniones, sesiones grupales, entre otros, contarán con características especiales”.

Más allá de las oficinas

Hoy hablar de una oficina también es hablar de una experiencia que supone mucho más que ir a sentarse a una silla. Por ejemplo, IBM, que ha comenzado a agregar trabajadores en varias ubicaciones en China y Corea del Sur, ha desarrollado estándares globales para regresar a la oficina. Incluyen traer de vuelta primero a aquellos que necesitan acceso a equipos o laboratorios, tiempos de llegada escalonados para que los ascensores no se llenen demasiado, eliminar buffets y herramientas de servicio compartidas en cafeterías, y sacar muebles en otros espacios para poder respetar la distancia social y prevenir los contagios.

Similar a IBM, los asientos en el autobús que lleva a los trabajadores de Unilever en Shanghái se reservarán mediante un grupo de chat. Los empleados deberán usar cubrebocas para abordar el transporte y sentarse en lados alternos, una persona por cada fila de cuatro asientos. A su llegada, cada trabajador completará un informe sobre su estado de salud para obtener un pase diario para ingresar. Luego vendrá el control de temperatura y el desinfectante para manos.

“Es vital empezar el control previo al ingreso de la llegada de los empleados a la oficina. Desde que ingresan al edificio tomando la temperatura corporal, proveer todos los elementos para una correcta desinfección y que el empleado cuente con las medidas de higiene correspondientes en todo momento”, enfatizó Melamed.

El impacto del cambio en los empleados

La llegada de la pandemia a la vida de las personas no dio tiempo a que nadie se prepare para las consecuencias. Desde el aislamiento social preventivo y obligatorio que llevó a miles de trabajadores a realizar sus tareas de forma remota, a otros tantos que tuvieron que frenar hasta nuevo aviso.

¿Por qué es importante la contención de los miembros de la organización ante tales cambios? “A diferencia de otras crisis, consideramos que en este caso, muchas cosas vinieron para quedarse y eso obliga a las organizaciones a repensar aspectos fundamentales en la forma de realizar sus trabajos. Es natural que los colaboradores piensen que su futuro laboral está en riesgo. Sumando que muchos sienten que no podrán hacer frente a los cambios que plantea el nuevo mercado laboral. Sin dudas viene un momento de mucho trabajo para las áreas de capital humano en segmentar a sus colaboradores en función de sus características y es vital contenerlos”, concluyó Loidi.

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