Así se pueden compartir archivos de Drive con fecha de caducidad

Drive es una herramienta de trabajo y estudio muy útil porque permite compartir archivos y documentos en la nube para que varios tengan acceso a ellos, dándoles opciones de descargarlos y editarlos.

Sin embargo, que otros puedan tener acceso ilimitado a ese documento puede ser un riesgo a futuro y para eso hay una función que permite limitar el tiempo en el que está permitido compartir.

La herramienta está pensada especialmente para compartir contenido con personas ajenas a la organización y que en un futuro no tengan cómo modificar o ver los archivos por cuestiones de seguridad o porque terminó el tiempo de trabajo con ellos.

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Es importante saber que para disfrutar de esta función la cuenta de Drive debe formar parte de Google Workspace, que es el espacio de la plataforma orientado a empresas o emprendimientos y les da un dominio para todo su trabajo.

Además, la fecha de caducidad limita el acceso para leer, editar y comentar el contenido y se puede aplicar para los archivos individuales y para carpetas. Así es el proceso para añadir la fecha de caducidad, aunque primero hay que compartir el documento:

- Abrir el archivo en Google Drive.

- Hacer clic en el botón Compartir.

- Buscar el contacto en el cuadro de búsqueda o introducir una dirección de email.

- Asignarle un rol: Lector, Comentador, Editor.

Posteriormente, será el momento de poner la fecha límite de acceso:

- Entrar de nuevo en el archivo.

- Hacer clic en el botón Compartir.

- Pulsar en la flecha, al lado del usuario, y elegir la opción Añadir caducidad.

- Por defecto, indica 30 días, pero se puede cambiar a por un día y mes.

- Al volver a Compartir, aparecerá al lado del usuario un icono de tiempo que indica que ya está activa la función.

Esta configuración se puede modificar las veces que sea necesario, ampliando o reduciendo el tiempo de caducidad, o eliminando esta limitación.

Además, es importante tener en cuenta que la fecha es individual, es decir, que el límite de tiempo se debe ajustar a cada persona a la que se le dé acceso al documento y no a un grupo.

En el caso de las carpetas el proceso es similar, solo que se debe iniciar dándole clic derecho a la carpeta, luego en Compartir y finalmente configurar la fecha de caducidad. Google asegura que se pueden “definir fechas de vencimiento para lectores y comentadores” y que si se establece “una fecha de vencimiento para un editor en una carpeta, su rol cambiará a Lector”, pero sí se puede “cambiar su rol en Comentador y conservar la fecha de vencimiento”.

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Hace un tiempo Google confirmó el aumento en la capacidad de almacenamiento para las personas y empresas que usen esta plataforma, lo que beneficia a aplicaciones como Drive que ahora pueden guardar mucha más información y compartirla.

El aumento de este aspecto será de 15 GB a 1 TB, por lo que será un crecimiento casi multiplicado por 100, que le vendrá muy bien a los emprendedores.

“Puede almacenar más de 100 tipos de archivos en Drive, incluidos PDF, archivos CAD e imágenes, y puede colaborar fácilmente y editar archivos de Microsoft Office sin convertirlos”, comunicaron.

Adicionalmente, la plataforma cuenta con protección contra malware, spam y ransomware, que son un enemigo fuerte para las empresas pequeñas y medianas.

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