Correo electrónico certificado: qué es y cómo enviar uno

La forma en que las personas se comunican actualmente es muy variada. Y cuando se trata de tener las máximas garantías en las comunicaciones y proteger los intereses, particulares y empresas eligen el correo electrónico certificado.

El email certificado es una comunicación enviada a través del correo electrónico en la que se certifica el envío, el contenido, los documentos adjuntos y la entrega al destinatario, en tiempo real y con validez legal.

La gran diferencia respecto al email convencional es la seguridad jurídica que ofrece: el email certificado, valga la redundancia, certifica la comunicación y, por tanto, ofrece un nivel de garantías igual o superior a una notificación certificada en papel (como la carta certificada o el burofax).

Ventajas de un correo electrónico certificado

En resumidas cuentas, la fuerza probatoria de un email certificado es muy superior a la de un simple email, ya que permite demostrar de forma irrefutable y con validez legal una comunicación.

Si un tercero niega que se la ha enviado un correo, que no lo ha recibido o que el contenido no es el que uno dice haber enviado, se podría demostrar con fuerza legal incluso ante un tribunal. Por tanto, el email certificado presenta 6 ventajas muy claras:

- Constancia comprobable del envío: entrega, contenido, fecha y hora de envío o recepción.

- Confirmación del envío y comprobante de recepción en la oficina de correos del remitente.

- Ahorro en gastos de envío y tramitación de documentos físicos.

- Mejora de procesos relacionados con la atención al cliente.

- Ahorro en tiempos de entrega de mensajes.

Dos formas para enviar correos electrónicos certificados

1. Evidencia de correo electrónico certificado (Certimail Evidence)

Corresponde a un aplicativo web publicado en la infraestructura del cliente, el cual permite monitorear continuamente un conjunto de cuentas de correo y descargar las evidencias recibidas por parte de un Certimail (correo certificado).

Proporciona ajustes que devuelven un código de referencia, lo que facilita la clasificación de correos electrónicos por código. Dado que es una aplicación web, cuenta con un servicio que encuentra información detallada sobre el estado del envío de un correo electrónico. Estas son algunas ventajas:

- Se crea el formato PDS para los certificados emitidos por Certimail.

- Dispone de un sistema de gestión de pruebas.

- Se almacenan dichas pruebas.

- Varias pruebas son visibles en la interfaz de usuario.

- Las pruebas se envían a través de la red a otros sistemas.

2. Correo electrónico certificado masivo (Certimail Massive)

Corresponde a un aplicativo de escritorio, que no tiene integración con otros sistemas, y puede enviar de manera masiva correos electrónicos certificados.

Todo esto de acuerdo a la lectura de un documento en formato Excel con la lista de correos a enviar. También permite enviar archivos adjuntos. También tiene ciertas ventajas, que son:

- Envío masivo de correos electrónicos certificados de forma rápida y sencilla.

- Validez de comprobantes en notificaciones electrónicas.

- Ahorro en el envío de mensajes.

Cómo enviar un correo certificado online

A pesar de que enviar un correo certificado es un servicio que se suele contratar en la oficina de Correos, lo cierto es que hoy en día se puede hacerlo desde la comodidad del hogar siguiendo los siguientes pasos:

1. Acceder a un servicio que ofrezca esta garantía. Infobae recomienda eEvidence, por lo que solo hay que buscarlo tal cual en Google.

2. Ahora hay que registrarse.

3. Una vez registrado, ingresar a Gmail o el servicio de correo que se use normalmente.

4. Una vez dentro, lo único que hay que hacer es escribir un mensaje como se haría habitualmente, pero en el campo de copia (CC), hay que escribir la dirección del servicio certificador que se usa. Por ejemplo, si se está haciendo con eEvidence, la formula sería la siguiente:

- Escribir el correo del destinatario; en este caso será josearanaejemplo@gmail.com.

- Luego del “.com”, se coloca el servicio que se está usando, es decir eevid.com

- Como resultado, el correo del destinatario quedaría así: josearanaejemplo@gmail.com.eevid.com

En el momento de enviar el correo, este servicio mandará un justificante diciendo que el correo enviado le ha llegado al destinatario. Si no lo recibe, no se tendrá este comprobante. El destinatario, además, suele recibir dos correos, el que se le ha enviado y otro de parte del servicio. De esta forma se aseguran de que realmente ha recibido el envío online.

Por otra parte, algunos servicios también avisarán cuando el destinatario haya abierto el correo, lo cual es bastante útil.

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