Por qué el exceso de notificaciones está matando la productividad en el trabajo

Los trabajadores del conocimiento (aquellos que usan su mente, analizan y proponen ideas) invierten el 58 % de su jornada en realizar tareas repetitivas e irrelevantes, aproximadamente 23 de las 40 horas de una semana laboral habitual.

Entre estas tareas se incluyen las de atender a las notificaciones de trabajo, buscar información, cambiar entre diferentes aplicaciones, gestionar las prioridades cambiantes o actualizar el estado de un trabajo.

El dato surge de “Índice de la anatomía del trabajo”, elaborado por Asana, especializada en herramientas de gestión y organización laboral.

Para realizar este informe se encuestaron a 10.624 trabajadores del conocimiento, tal como se conocen a quienes realizan tareas vinculadas con sus saberes: esto incluye una amplia gama de profesiones, que van desde consultores, redactores creativos o científicos hasta informáticos. Básicamente abarca a toda aquella persona que vive de generar ideas; es decir cuyo principal valor es la capacidad de pensar nuevas soluciones, analizar datos y definir estrategias.

En el reporte se destaca que las constantes notificaciones son una de las máximas distracciones que enfrentan estos trabajadores, ya que dificultan sus tareas y eclipsan los procesos.

Más de la mitad de los trabajadores se sienten obligados a responder a las notificaciones de inmediato y más de un tercio se siente abrumado por las constantes alertas.

Las notificaciones son especialmente molestas porque interrumpen la claridad y concentración que necesitan para desempeñar sus tareas de manera adecuada.

El 48 % de los encuestados piensa que se podrían limitar las notificaciones si se organizaran reuniones más eficientes y productivas, mientras que el 45 % piensa que tener las responsabilidades claramente definidas tendría el mismo efecto.

Cuando cada tarea tiene un responsable, un contexto y un plazo claramente establecidos, el trabajo se realiza más rápido y con menos idas y vueltas.

Tanto la generación Y (Millennials) como la generación Z son las más propensas a sentir los efectos negativos de las notificaciones, según se subraya en el reporte.

Para resolver esta situación, desde el comunicado se destaca que hay que permitir a los empleados usar el modo “No molestar” para que puedan suspender las notificaciones durante determinados momentos o bien permitirles que reserven bloques de tiempo en el calendario para concentrarse en el trabajo.

Demasiadas aplicaciones

Los empleados tienen una gran cantidad de herramientas y tecnologías a su disposición, que buscan facilitar sus tareas pero a veces esto tiene un efecto contrario. Demasiadas aplicaciones desconectadas es decir, no vinculadas entre sí generan el efecto contrario, ya que dificultan y ralentizan el trabajo.

Para lidiar con esto se sugiere emplear integraciones tecnológicas para que no sea necesario duplicar tareas. Y previo a esto, sería bueno hacer un análisis para evaluar cuáles son las herramientas realmente importantes.

A veces ocurre que, por ejemplo, se emplean varios canales de comunicación para decir lo mismo y esto es una pérdida de tiempo innecesaria.

El exceso de reuniones

Más de la mitad de los trabajadores realizan otro tipo de tareas durante las reuniones y solo el 43 % participa activamente de las charlas virtuales.

Además, más de una cuarta parte tienen más probabilidades de pasarse por alto determinadas tareas y actualizaciones este año en comparación con el año pasado.

El exceso de reuniones también impacta de forma negativa en el cumplimiento de los plazos. Así lo asegura el 24% de los entrevistados. Si hubiera menos encuentros virtuales innecesarios, contarían con más tiempo para realizar sus tareas a tiempo.

Esto se resuelve estableciendo reuniones que son realmente necesarias e importantes. En este sentido hay que evaluar si es necesario el encuentro y también verificar bien a quién convocar en cada caso para que no haya gente que está en un encuentro donde se comparte información que no le resulta relevante para sus tareas.

Falta de límites entre la vida personal y laboral

El trabajo remoto o en formato híbrido que se potenció a raíz de la pandemia, trajo consigo varios cambios, entre ellos el desafío de establecer una clara línea entre la vida personal y la laboral. En un comienzo, la idea del home office hizo que muchos trabajaran sin horarios y con una supuesta flexibilidad que se presentaba como ventaja pero terminaba implicando estar disponible 24/7, que no es más que una forma sutil de extender sin límites la jornada laboral. Con el paso del tiempo se fue mejorando la gestión del trabajo pero en muchos casos los límites todavía no están claros.

Para abordar esta cuestión, desde el informe se sugiere que las empresas les proporcionen a los empleados horarios de inicio y finalización de su jornada laboral. Y también se remarca que esta consigna también las cumplan los gerentes; es decir que también se adhieran a estos límites para predicar con el ejemplo.

El síndrome del impostor y el agotamiento

El 42% de los encuestados reconoció sufrir de agotamiento y el síndrome del impostor. Esto último hace referencia a la sensación que tienen algunas personas de que el éxito laboral que tienen no les corresponde, que no están a la altura de las circunstancia, que no lo merecen.

“La falta de claridad, el exceso de notificaciones y las reuniones extensas tienen consecuencias reales que no solo son molestas, sino que contribuyen directamente a estos riesgos laborales. En particular, el agotamiento y el síndrome del impostor afectan de manera desproporcionada a los empleados más jóvenes, lo que conduce a una moral baja, falta de comunicación, falta de compromiso en el trabajo, más errores e incluso mucho desgaste. Casi uno de cada cuatro trabajadores experimentan agotamiento mental cuatro o más veces al año, mientras que el 40 % cree que es una parte inevitable del éxito”, se destaca en el informe.

Por eso se recomienda que las empresas generen cambios estructurales para reducir las tareas repetitivas, eviten las constantes distracciones y establezcan flujos y horarios de trabajos claros para los empleados. En particular, se subraya establecer pausas en el marco 3 M

Qué es el marco 3M para establecer descansos

El marco 3M implica tomar tres tipos de descansos: macro, meso y micro (largos, intermedios y cortos), para desconectarse por completo del estrés laboral y recuperar las energías. Algo que es vital para lograr un mejor desempeño en las tareas. El descanso, en vez de verse como tiempo perdido, debería interpretarse como una inversión que redundará en beneficios para los trabajadores y por ende para las compañías.

“Desconectar significa comunicarle al cerebro de que no importa el caos que te rodea, lo estás haciendo bien. El trabajo no es lo más importante y puedes elegir enfocarte en otra cosa por completo”, subraya la Dra. Sahar Yousef, especialista en Neurociencia Cognitiva, en el reporte difundido. También aclara que estos descansos los deben realizar los empleados de todas las jerarquías, incluyendo los gerentes.

“Para construir un lugar de trabajo más solidario y ameno, es necesario reconocer la prevalencia del agotamiento y el síndrome del impostor, y confrontarlos. Para que todos los empleados se sientan más felices y comprometidos en el trabajo, las empresas deben ayudarlos a visualizar el panorama general para comprender cómo su trabajo forma una parte valiosa del todo”, concluye el informe.

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