Las 2 claves para que pueda mantener sus reuniones de Zoom protegidas y seguras

Al comienzo de la pandemia de Covid-19, las personas que querían reunirse mientras se mantenían a salvo de infecciones descubrieron que podían reunirse con amigos, familiares y colegas a través de un software de videoconferencia. Tal vez porque muchos de ellos ya usan Zoom en el trabajo para videoconferencias, la aplicación se convirtió en la solución perfecta para el trabajo híbrido.

Hubo algunos contratiempos en el desarrollo, probablemente porque Zoom estaba destinado principalmente a ser una aplicación comercial. Si bien Zoom incluye una serie de métodos que se pueden usar para proteger las reuniones al principio, puede ser difícil encontrar estas funciones, especialmente si nunca antes ha usado la aplicación.

Tener que administrar contraseñas y salas de espera virtuales puede hacer que la interfaz se vuelva difícil de usar, pero también significa que es menos probable que alguien que no conoce asista a una reunión familiar o de trabajo.

A continuación, las 2 claves para mantener seguras sus reuniones en Zoom:

Utilice un ID de reunión y una contraseña que sean únicos

Zoom agrega automáticamente contraseñas a las cuentas, y esas contraseñas se pueden incrustar en los enlaces de la reunión. Por ejemplo, si está programando una reunión, verá un enlace que contiene su ID de reunión seguido inmediatamente por la contraseña de la reunión. Cualquiera a quien envíe este enlace podrá acceder inmediatamente a su reunión sin tener que publicar una contraseña por separado, y si elige publicar este enlace públicamente, anulará toda la seguridad que la contraseña pueda haber proporcionado.

Por esta razón, cuando programa una reunión, Zoom ahora asume que desea usar la ID de reunión única generada automáticamente en lugar de su ID de reunión personal. De hecho, no hay razón para usar esa identificación personal; incluso si tiene una reunión programada regularmente con amigos, puede enviar una nueva invitación (con una nueva identificación de reunión) para cada reunión, solo para estar seguro.

1. En la aplicación Zoom, haga clic en el botón Agendar. Si está utilizando la interfaz web, haga clic en Programar una reunión en la línea superior. En cualquier caso, aparecerá la ventana Programar reunión.

2. Si lo desea, puede introducir un tema y una descripción de la reunión. Establezca la fecha, hora y duración de su reunión.

3. Busque ID de reunión y asegúrese que Generar automáticamente esté seleccionado. Esto generará un ID único para esa reunión en lugar de usar su ID de reunión personal.

4. Bajo el encabezado Seguridad, se le asignará un código; puede cambiarlo si lo desea.

5. Por debajo de eso, se recomienda que habilite Sala de espera, para que pueda aprobar a cualquier persona que quiera ingresar al espacio de reuniones.

6. Haga clic en Opciones avanzadas si desea permitir que los participantes se unan sin tener que usar la sala de espera (no recomendada), silenciarlos al ingresar, grabar automáticamente la reunión o aprobar o bloquear entradas de áreas geográficas específicas.

7. Haga clic en Guardar.

8. Lo más probable es que lo dirijan a una página donde verá todas las opciones para esa reunión. A mitad de camino, puede hacer clic en Copiar la invitación para guardar fácilmente la información y así pueda enviarla a sus participantes.

9. Y eso es todo. Cuando esté listo, puede hacer clic en el botón azul Iniciar esta reunión o utilizar el enlace de la reunión generado.

Utilice la sala de espera virtual

Como se mencionó anteriormente, puede aprobar a cualquier persona que quiera unirse a la reunión utilizando una sala de espera virtual, desde donde puede dejarlos entrar o no.

A medida que cada asistente haga clic en su enlace, se le pedirá que espere, mientras que usted recibirá una notificación en la parte superior de la pantalla de que alguien ingresó al salón. Puede reconocerlos inmediatamente o hacer clic en Mostrar.

Una barra lateral le mostrará a todos los que esperan para unirse a la reunión; luego puede reconocerlos, eliminarlos del lobby (y cualquier acceso a la reunión) o enviarles un mensaje.

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