Google Drive anunció cambios que podrían afectar el acceso a archivos compartidos

Google anunció una actualización de seguridad que se aplicará a algunos archivos de Drive que tiene como finalidad hacer el acceso más seguro. La actualizará cambiará las URL de algunos archivos y carpetas de Google Drive y esas nuevas URL de archivo incluirán una clave de acceso al recurso.

El acceso a los archivos afectados no cambiará para las personas que ya los han visto o que tienen acceso directo a ellos, pero otros usuarios podrían tener que solicitar acceso. En este sentido, los documentos que están abiertos para que los usuarios los consulten sin permiso, como puede ser hojas de cálculo o Docs insertos en sitios, blogs, compartidos en redes podrían verse afectados.

La actualización se hará a partir del 13 de septiembre del 2021, y los administradores podrán elegir cómo aplicar esta actualización previo a dicha fecha. Si no se toma ninguna medida, la actualización afectará a los archivos, carpetas y unidades compartidas que no tengan la clave de acceso al recurso. De forma predeterminada, todos los usuarios que no pertenezcan a una organización de Google Workspace for Education podrán quitar la actualización de los archivos que sean de su propiedad o que gestionen.

“Aunque ninguno de tus contenidos se vea afectado en este momento, esta actualización podría afectar a tu organización en el futuro. Podrán llegar archivos afectados a tu organización a través de unidades compartidas o de un cambio en la propiedad de los archivos”, se destaca en el comunicado oficial.

Antes del 23 de julio del 2021, el administrador puede elegir cómo aplicar la actualización. Si opta aplicar la actualización de seguridad, los usuarios afectados recibirán una notificación de los elementos afectados. Después del 23 de julio también se puede modificar la selección pero esto no será notificado a los usuarios.

Por su parte, los administradores podrán elegir, entre el 26 de julio y el 25 de agosto, si quieren aplicar o no la actualización en los archivos afectados.

Para aplicar la actualización de seguridad:

Iniciar sesión en la consola de administración de Google utilizando una cuenta de administrador

En la página principal de la consola de administración, ir a Aplicaciones/Google Workspace/Drive/Documentos.

Hacer clic en Opciones para compartir y luego en Actualización de seguridad de enlaces.

Después se debe optar por una opción, según se explica en el comunicado:

1. Aplicar la actualización de seguridad sin que los usuarios puedan quitarla: esta opción es la predeterminada para centros educativos; con ella se aplica la actualización a todos los archivos afectados de la organización.

2. Aplicar la actualización de seguridad, pero los usuarios pueden quitarla en archivos específicos: esta opción es la predeterminada para organizaciones que no sean centros educativos; con ella se aplica la actualización a todos los archivos afectados de la organización.

3. Quitar actualización de seguridad (no recomendada por Google): los enlaces a los archivos siguen siendo igual. No hay ninguna opción para eliminar la actualización de seguridad de las carpetas.

Una vez que se eligió la opción correspondiente hay que presionar en “guardar”.

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