7 trucos para sacarle el máximo provecho a Google Docs

Google Docs, que es parte del paquete de servicios que se llegan de la mano de la cuenta de Google, ofrece una gran cantidad de facilidades para el usuario, que van desde la traducción automática de textos hasta la posibilidad de usar el dictado de voz, entre muchas otra alternativas. A continuación un detalle de algunas de las opciones disponibles.

1. Dictado de voz

Tiene una opción de dictado que se puede utilizar para dictar contenido, así como para transcribir archivos de audio. Esta función, disponible en 100 idiomas, puede ser muy útil para elaborar textos mientras se camina o se realiza otras tareas. Ayuda también a evitar el cansancio físico y postural que puede generar pasar varias horas sentado tipeando.

Además basta reproducir un audio con esta herramienta activada, para que se desgrabe a texto. Claro que para que funcione con precisión es necesario ajustar el volumen y estar en un entorno sin tanto bullicio.

Para usar esta opción hay que ir hasta Herramientas/Dictado por voz y se abrirá una ventana donde solo hay que hacer clic para empezar a hablar o reproducir un audio.

2. Traducir un documento

Abrir el documento que se desea traducir y el en menú que se encuentra en el margen superior ir hasta Herramientas y luego elegir la opción Traducir documento. Hay que escribir el nombre con el cual se guardará la versión traducida y luego seleccionar el idioma. Se presiona traducir y se abrirá una copia traducida del documento en una ventana nueva.

3. Usar plantillas

Google docs cuenta con una variada cantidad de plantillas prediseñadas. Hay opciones para generar reportes, propuestas, minutas de reuniones, etc. Para hacer uso de esta opción hay que elegir la opción “Nuevo” dentro del menú que figura en el margen superior e ir a la opción que dice “Desde la plantilla”

4. Generar formularios de preguntas

Es posible que necesites generar formularios de preguntas para evaluar cómo fue en una reunión o en, en el caso de que seas docente, para hacer un repaso de los temas que se vieron en clase. Por el motivo que sea, los formularios que se generan desde Docs pueden resultar muy útiles. Para hacerlos basta con abrir un documento o generar uno nuevo y dentro de “Nuevo” elegir la opción “Formulario”.

5. Añadir dibujos, gráficos o tablas

El sistema permite añadir fácilmente imágenes, dibujos personalizados, gráficos o tablas. Para eso hay que ir hasta el menú Insertar y elegir la opción correspondiente. En el caso de que se desee sumar una tabla, desde el menú ya se puede indicar la cantidad de filas y columnas que tendrá.

También desde Insertar se puede subir un Dibujo ya realizado y que esté almacenado en el Drive o elegir la opción “Nuevo” y generarlo en el momento. Por su parte, la opción Gráfico permite incorporar este tipo de contenido en formato barras, líneas o columnas. Puede resultar de utilidad en el caso de presentaciones donde se desee plasmar en un esquema toda la información volcada en el texto.

6. Recuperar un texto que eliminaste por error

En caso de que hayas borrado todo un texto o parte de él, por error, puedes recuperarlo gracias al historial de revisiones disponibles en Doc. Para eso hay que ir hasta el menú Archivo y luego elegir Historial de versiones/Ver historial de versiones. Al hacerlo aparecerá en el margen derecho un listado de las distintas ediciones realizadas con sus respectivas fechas y allí podrás elegir recuperar la versión que te interese.

7. Comparar documentos

Hay una función que permite comparar diferentes documentos. Esto puede servir en caso de que se hayan escrito y guardado dos textos sobre una misma temática y se quiera evaluar cuáles fueron las modificaciones realizadas en cada uno de esos casos. Para eso hay que ingresar a uno de los documentos que se desea comparar y luego presionar en el menú superior donde dice Herramientas/Comparar documentos. Al hacerlo se desplegará un cuadro de diálogo donde hay que elegir el documento que se desea contrastar y a quién se le atribuirán las diferencias halladas.

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