Gmail: sigue estos consejos para sacarle el máximo provecho a la herramienta de Google

Las herramientas para la productividad de Google son sumamente variadas y entre todas ellas existe una que destaca por la relación con la información importante, ya sea personal o laboral, del usuarios. Se trata de Gmail, el servicio de correo electrónico de la compañía de Mountain View.

Sin embargo, también existen problemas alrededor de esta utilidad, los cuales suelen estar relacionados con la administración de la gran cantidad de de correos electrónicos que una persona debe llevar a cabo, de acuerdo con una investigación sobre productividad realizada por Google.

En consonancia con este tipo de problemas, la tecnológica ha desarrollado varias funciones relacionadas con la inteligencia artificial o con el aprendizaje automático cuyo objetivo es realizar tareas específicas que antes eran repetitivas y permitirle a las personas aprovechar de mejor manera su tiempo.

Una de esas funciones es la búsqueda implacable, llamada así por Google, pues se trata de un filtro a partir del cual se pueden encontrar de manera más sencilla los correos. El usuario puede, por ejemplo, ingresar el peso del correo, el destinatario, alguna palabra clave, el rango de fechas o incluso existe la posibilidad de combinar esos filtros de la barra de búsqueda.

Uno de los factores más importantes para aumentar la productividad de cualquier actividad es la organización. Sobre este punto Gmail destaca, pues cuenta con etiquetas a partir de las cuales los usuarios pueden seleccionar los correos de ciertos destinatarios y juntarlos en un solo apartado. Esto se puede lograr desde Configuración, ir a Filtros y después seleccionar Crear Nuevo Filtro.

Con el fin de priorizar la atención sobre alguno de los correos existe la herramienta “Snooze”, o en español, “Posponer correos”. Con ella, la persona tendrá la capacidad de remover de la bandeja de entrada los correos que seleccione el usuario para recibirlos posteriormente en el momento más apropiado para su lectura.

Para poder acceder a esta opción, en la versión de escritorio de Gmail aparece en la parte superior de cada correo con un icono de reloj. En la versión móvil, la opción se encuentra disponible a través de los tres puntos ubicados en la misma zona. Las opciones para volver a recibir el correo serán “Verlo más tarde”, “Al día siguiente”, “El fin de semana” o incluso personalizar el momento.

Una de las funciones de Gmail que más ayuda puede proporcionar a los usuarios es la de darse de baja de suscripciones, pues muchas personas reciben correos que pueden ser parte de suscripciones a páginas que únicamente visitaron una vez o de las cuales ya no quisieran recibir más contenido.

Y es que siempre puede existir el hartazgo de ver a cada instante correos de promociones cuyos objetos ni siquiera le interesan a la persona; además, estos suelen generar mucho volumen en la bandeja de entrada. Para esto, Gmail contiene la herramienta llama “Assistive Unsubscribe”, que aprende sobre los correos con los que el usuario interactúa y con cuáles no para sugerir la eliminación de las suscripciones.

El arrepentimiento o los errores siempre pueden estar presentes al enviar un correo. Es por eso que Google ha puesto a disposición una ventaja interesante con su servicio de correo electrónico: más segundos para eliminar el envío. Si bien la opción inicial es de cinco segundos, desde el menú de Configuración esto se puede incrementar a 10, 20 o incluso 30 segundos.

Otra medida interesante y que tal vez sea utilizado en momentos o para trabajos muy específicos es el “Modo confidencial”. Con este, el usuario puede seleccionar la fecha límite para acceder a un correo, para descargarlo o para realizar reenvíos. Esta opción se puede activar desde una opción representada por un candado y un reloj en el menú de la configuración.

La productividad es el concepto que subyace en todas estas opciones. Pero quizá la más representativa sea la de poder trabajar incluso si el usuario no tiene acceso a Internet. Acceder a los servicios offline se puede realizar desde el menú de la configuración general y de esa forma la persona siempre se encontrará al pendiente de sus trabajo más importantes.