DIAN impulsará la implementación de la nómina electrónica para 2021

Debido al éxito de la masificación de la factura electrónica, este martes 19 de enero, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) anunció un proyecto de resolución que busca impulsar la nómina electrónica como un elemento más de la transformación digital de las empresas colombianas en 2021.

La nueva funcionalidad de generación de la nómina electrónica se integrará con el sistema de facturación electrónica, que ya está en funcionamiento, y su obligatoriedad será progresiva, de acuerdo con un calendario que contempla diferentes grupos de obligados y plazos de obligatoriedad.

De acuerdo con el proveedor de factura electrónica Seres, la nómina electrónica la deben implementar “todas aquellas empresas y contribuyentes que efectúan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral, legal o reglamentaria y pagos a pensionados, que en todo caso requieran usar dichos pagos como costo o deducción”.

Asimismo, la DIAN emitió un calendario para que las empresas implementen el nuevo sistema de nómina electrónica en el que establece varios plazos para el cumplimento periódico y la generación y transmisión de las nóminas.

Empresas con más de 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de abril de 2021.

Empresas de 11 a 250 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de mayo de 2021.

Empresas de 4 a 10 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

Empresas con hasta 3 empleados: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 31 de julio de 2021.

Entidades del Estado del orden nacional o territorial: la fecha de habilitación es el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021.

Sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta: la fecha de habilitación es el 31 de enero

Nuevos sujetos que deban generar el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste como soporte para la solicitud de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en impuesto sobre las ventas (IVA): cuentan con un plazo de dos meses, contados a partir de la realización de los pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral legal o reglamentaria con posterioridad a la entrada en vigencia de la presente resolución.

Según se plantea en el proyecto de resolución, las empresas obligadas a emitir nóminas electrónicas deberán generar los documentos de nómina electrónicos de forma mensual y transmitirlos a la DIAN en un plazo de 10 días en el mes siguiente correspondiente.

Una vez sea transmitida, la entidad validará la información de la nómina y generará un documento electrónico con su validación o rechazo.

En el caso de que la validación haya sido satisfactoria, la nueva nómina validada y firmada por la DIAN será enviada a la entidad o empresa obligada que la generó para su conservación y fines pertinentes, mientras que si es rechazada, la empresa que la generó recibirá una notificación electrónica con los errores cometidos y deberá volver a generar una nueva nómina electrónica con las modificaciones, que tendrá que volver a ser transmitida para su validación.

De igual manera, el proyecto permite que todas aquellas entidades que, de manera voluntaria, decidan implementar la nómina electrónica antes de su obligación puedan hacerlo siempre y cuando cumplan con todas las disposiciones establecidas para regular este nuevo sistema.

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