Cómo hacer las reuniones digitales más interesantes

Si ya es difícil mantener el interés de los participantes en una reunión presencial, más lo es hacerlo en una virtual. Desde la pandemia de coronavirus, estos tediosos encuentros se han convertido en parte del trabajo diario de casi todos los profesionales. ¿Cómo hacerlos más efectivos y entretenidos?

Nora Grasselli, directora de programas y experta en formación de ejecutivos de la ESMT, una universidad privada alemana de Administración y Tecnología con sede en Berlín, explica en una entrevista por qué es tan difícil ser convincente delante de la cámara y qué se puede hacer para aumentar el interés y la interacción en el mundo híbrido del trabajo.

dpa: Señora Grasselli, ¿por qué es más difícil ser persuasivo en las reuniones virtuales?

Nora Grasselli: En una reunión virtual no disponemos de todos los canales de comunicación. El contacto visual, por ejemplo, falta. De hecho, (en la vida real) nos comunicamos mucho a través de la mirada, y con ella expresamos acuerdo o desacuerdo, o bien podemos pedir a alguien que hable o que se calle. En el espacio virtual, todo esto lo expresamos mirando directamente a la cámara. A la mayoría de nosotros no nos resulta nada fácil.

Nuestra voz y la gama de tonos también están disponibles solo hasta cierto punto. La tecnología no puede transmitir el paquete de datos completo, y, a menudo, nuestras voces tienen un sonido bastante metálico.

Tampoco compartimos un mismo espacio. No podemos tocar a los colegas en el hombro, dar un codazo a alguien o levantarnos para anotar algo en el rotafolio. Además, en el espacio virtual no percibimos ninguna respuesta del público. No oímos a los compañeros susurrar entre ellos ni vemos a la gente inclinarse hacia delante porque están escuchando atentamente.

dpa: Así que las condiciones básicas son difíciles. ¿Cómo se puede compensar eso?

Grasselli: La preparación es la clave del éxito. Esto incluye, por ejemplo, ensayar presentaciones importantes delante de la cámara y también grabarse. Aunque la grabación dure uno o dos minutos y uno se vea absolutamente mal, se aprende mucho sobre el efecto que uno produce en la audiencia.

Lo importante es: no tengo que planificar para mí, sino también para el público. ¿Qué hacen los participantes durante la reunión? Nuestra capacidad de atención es cada vez más corta. Presentar o explicar algo durante unos minutos está bien. Pero después tengo que activar al público. Por lo tanto, una reunión más larga debería seguir más o menos este patrón: estímulo, actividad, estímulo, actividad.

La presentación será realmente convincente si el orador domina las herramientas y la técnica. Un "copiloto" puede ayudar a cumplir el calendario y apoyar todo el proceso.

dpa: ¿Cómo se puede hacer participar a la audiencia?

Grasselli: Se puede involucrar a la audiencia a diferentes niveles, y esto hay que aprovecharlo. A nivel individual, por ejemplo, se puede pedir a los participantes que se tomen un minuto y escriban en un papel ideas sobre un tema o una pregunta determinada. 

Si en una reunión en línea se quiere activar el trabajo en grupo, los programas de reuniones en línea ofrecen, por ejemplo, la función "Breakout Rooms", que son salas para grupos más pequeños. Esta opción anima a los participantes más tímidos a hacerse preguntas entre ellos. 

Otra alternativa es formar parejas y enviarlas al exterior para que "caminen y hablen" a través de sus teléfonos móviles. Al volver, presentarán sus ideas a los demás participantes de la reunión.

dpa: ¿Hay que enfocar las reuniones regulares de forma diferente a una presentación inicial o una conferencia?

Grasselli: En las reuniones periódicas también ayuda tener un procedimiento establecido. De este modo, la reunión requiere menos esfuerzo por parte de todos los participantes. 

Lo mejor es establecer una rutina. Por ejemplo, algo divertido: se puede empezar siempre con una comprobación del estado de ánimo en el equipo. Se pide a todos que sostengan un objeto rojo, amarillo o verde ante la cámara, dependiendo de si están de mal, mediocre o buen humor. Si todos empiezan a sostener objetos cada vez más absurdos hacia la cámara, la reunión del día ya comienza de manera distendida.

Quien tome la palabra debería, por ejemplo, limitarse a un minuto de intervención o a un folio de presentación para que la reunión no se prolongue innecesariamente. De este modo, se consigue una rutina activa que parece repetitiva, pero que al mismo tiempo es divertida. Por supuesto, esta rutina deberá ser modificada a intervalos regulares.

dpa: ¿Cómo se consigue que todo el mundo permanezca atento en la reunión?

Grasselli: Para esto también es muy útil una agenda. Y cada punto del orden del día debe tener un código de tiempo para que todos los implicados sepan: ¿En qué punto estamos y dónde deberíamos estar? 

Además, es importante hacerse la pregunta: ¿Tiene que ser siempre una videoconferencia? Mi recomendación es comprobar si el canal de audio no es suficiente. El hecho de hablar sin vernos nos ayuda a relajarnos un poco. No tenemos que preocuparnos de si nos vemos bien o no. La información que tenemos que procesar se vuelve menos compleja. Y mantiene a todo el mundo atento porque tenemos que concentrarnos más en lo que escuchamos. 

Además, las personas recuerdan naturalmente mejor las historias que los datos. Por eso es bueno integrar algo de dramaturgia en una reunión. Por ejemplo, se puede intentar pensar en términos de "bueno" y "malo".

dpa: En las reuniones en línea parece casi inevitable que los participantes estén haciendo otras cosas al mismo tiempo: chatear, contestar correos electrónicos. ¿Es necesario intervenir?

Grasselli: Este fenómeno se llama "atención parcial continua". Como equipo, se pueden establecer reglas para evitar demasiadas acciones paralelas. Por ejemplo, diciendo: en las reuniones debemos estar atentos. Los directivos deben dar el ejemplo. Si están paralelamente contestando correos electrónicos, los demás imitarán su comportamiento.

Por otro lado, no me parece tan mal que los participantes charlen entre sí durante la reunión. En cierto modo, la charla sustituye el contacto visual que se tendría en una reunión personal.

Y, por supuesto, habrá menos distracción si se mantiene a los participantes ocupados. Especialmente en las reuniones más largas, también hay que planificar las pausas y anotarlas en el orden del día. Así, todo el mundo sabe cuándo tiene tiempo para responder a un correo electrónico importante.

También está bien recordar a la gente que se está en una reunión. Se puede preguntar directamente: "¿Me estás escuchando? ¿Es necesario que estés haciendo otras cosas?" Es asimismo importante invitar a la reunión solo a las personas que realmente deben participar.

dpa